Cómo transformar tu empresa en una S.A.S.


Si ya tienes tu empresa formada pero haz oído hablar de las bondades y ventajas de tener una Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) y deseas transformar tu sociedad actual en una S.A.S., en Alcance Legal te ayudamos en el proceso, por lo que queremos que tengas claro los pasos que debes seguir para transformar tu empresa en una S.A.S.
Antes de verificar los pasos para transformar tu empresa en una S.A.S. es importante que tengas en cuenta que dicha transformación no implica el nacimiento de una nueva sociedad; de una nueva persona jurídica, la transformación es una simple reforma estatutaria.

Preparación de los nuevos estatutos de la sociedad. Tienes la posibilidad de modificar los estatutos de tu sociedad actual, con el fin de eliminar o incluir temas que, por el tipo societario anterior, no podías tener.
En Alcance Legal te ayudamos a preparar los nuevos estatutos de tu sociedad. link
Balance de transformación. Para que puedas transformar tu sociedad en una S.A.S. deberás pedirle a tu contador y/o revisor fiscal, según el caso, que prepare un balance extraordinario que deberá estar debidamente dictaminado.

Es importante que tengas en cuenta que el balance extraordinario deberá ser cortado con un (1) mes de antelación a la fecha de convocatoria del máximo órgano social.

Además, si la transformación es de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (L.T.D.A.), el capital suscrito de la sociedad deberá coincidir con el capital social que se registrará en el balance extraordinario, a menos que, durante la misma reunión, se decida aprobar el aumento del capital suscrito.
Proyecto de transformación. El proyecto de transformación se compone de los estatutos, del balance extraordinario y de las razones por las cuales se va a transformar la sociedad. Dicho proyecto deberá ser puesto a disposición de todos los socios para que se enteren de las bases de la transformación y de las razones que motivaron la propuesta.

Dicho proyecto deberá estar listo y a disposición de los socios durante por lo menos quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de la reunión donde se planea aprobar la transformación, salvo que la reunión sea universal –una reunión es universal cuando, sin previa convocatoria, se reúne la Junta de Socios o la Asamblea General de Accionistas por encontrarse presentes y/o debidamente representados todos los asociados–.
Convocatorias a la reunión de Junta de Socios o a la Asamblea General de Accionistas, según el caso, donde se decide y aprueba la transformación de la sociedad.. Si la reunión no va a ser universal, se deberá convocar a la Junta de Socios o a la Asamblea General de Accionistas, según el caso, para que decía y apruebe la transformación de la sociedad.

Desde la fecha de la convocatoria los socios tendrán acceso al balance extraordinario, al texto propuesto para los estatutos y en general al proyecto de transformación.

Si la convocatoria no se realiza según lo establecido en los estatutos de la sociedad o en la ley, la decisión que se adopte no producirá efectos jurídicos.

La convocatoria deberá contener por lo menos: (i) El nombre de la sociedad; (ii) Nombre del órgano que convoca; (iii) Fecha de la reunión: (iv) Hora de la reunión; (v) Ciudad; (vi) Dirección completa; y (vii) Orden del día.

La convocatoria deberá realizarse con quince (15) días hábiles de antelación o lo que dispongan los estatutos de la sociedad para tales efectos –salvo que se trate de una reunión universal –.

En Alcance Legal te ayudamos con la preparación de las convocatorias. link
Acta de la Junta de Socios o de la Asamblea General de Accionistas, según el caso, donde se decide y aprueba la transformación de la sociedad. Se deberá preparar el acta donde se aprueba: (i) el balance de transformación; (ii) el proyecto de reforma estatutaria; y (iii) la autorización al representante legal de la sociedad para suscribir el documento privado de transformación.

La aprobación de la transformación deberá ser unánime, es decir que todos los asociados deben estar de acuerdo en transformar la sociedad.

En Alcance Legal te ayudamos con la preparación del acta de transformación. link
Inscripción del documento privado mediante el cual se aprueba la transformación de la sociedad en una S.A.S. Una vez aprobada la transformación, ésta deberá ser inscrita ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y en aquellos domicilios donde la misma cuente con establecimientos de comercio.
Pago de los derechos de inscripción y del impuesto de registro. La Cámara de Comercio cobra unos derechos de inscripción más una tasa de registro equivalente a cuatro (4) salarios mínimos legales diarios vigentes a la fecha de presentación del documento privado de transformación.
Actualización del RUT. Una vez inscrita la transformación en la Cámara de Comercio respectiva, deberás solicitar ante la DIAN la actualización del RUT de la sociedad, adjuntando para tales efectos copia del certificado de existencia y representación de la sociedad, donde conste la transformación de la misma, y extracto bancario o certificado de cuenta bancaria de la sociedad.

La actualización deberá realizarse porque habrá un cambio en la razón social de la sociedad.
Expedición Resolución de Facturación. Será necesaria la solicitud de una nueva resolución de facturación ante la DIAN, pues habrá un cambio en la razón social de la sociedad.
Notificación a Terceros. La transformación deberá notificarse a las entidades y personas naturales y jurídicas que les pueda interesar y que tengan un vínculo con la sociedad. Esto es, entre otras, la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (si la sociedad tiene bienes inmuebles), la Superintendencia de Industria y Comercio (si tiene marcas de sus productos registradas o contratos de licencia de marca registrados), bancos, clientes y proveedores, juzgado en los cuales estén cursando procesos a favor o en contra, etc.