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Sobre la conservación de los libros y papeles del comerciante

Octubre 11, 2016 11:34 AM |
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Los libros y papeles del comerciante son los documentos de propiedad de la empresa que dejan constancia de las operaciones que realizan para desarrollar las actividades propias de su objeto social.

¿Quién es un comerciante?

Son comerciantes, según el Código de Comercio, las personas que se dedican profesionalmente a alguna actividad considerada como mercantil. Será entonces comerciante aquella persona natural o jurídica que voluntariamente y de forma regular desarrolla un acto considerado como mercantil.

El mismo Código de Comercio trae una enumeración sobre las actividades que se consideran como mercantiles, a saber: “1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos; 2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de todo clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos; 3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés; 4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos; 5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones; 6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos; 7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillo; 8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras; 9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje; 10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora; 11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados; 12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes; 13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes; 14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios; 15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones y ornamentaciones; 16. Las empresas para el aprovechamiento o explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza; 17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes; 18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el trasporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y 19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

¿Qué son los libros y papeles del comerciante?

Ya sabiendo qué debe entenderse por comerciante y cuáles son las actividades consideradas como mercantiles, es importante establecer qué se entiende por libros y papeles del comerciante.

Se entienden por libros y papeles del comerciante, los libros de contabilidad (inventario, balances, registro de operaciones), los libros de registro de accionistas, los libros de actas de la Asamblea General de Accionistas, la correspondencia y los mensajes electrónicos de datos, entre otros.

¿Qué prohibiciones hay sobre los libros y papeles del comerciante?

La Ley establece ciertas prohibiciones con relación a la documentación que el comerciante debe guardar y conversar, en ese sentido el comerciante no puede alterar los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren, no podrá dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos, tampoco podrá borrar o tachar en todo o en parte los asientos ni arrancar hojas o alterar el orden de las mismas.

¿Por cuánto tiempo se deben conservar los libros y papeles del comerciante?

Es importante resaltar que en concordancia con lo establecido en la Ley, los libros y papeles del comerciante deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto su conservación en papel o en cualquier medio magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. 

En caso de utilizar un medio electrónico para la conservación de los libros y papeles del comerciante, la conservación deberá permitir la posterior consulta, conservando por tanto los datos en el formato que se haya generado y que el medio utilizado permita demostrar que la reproducción de la documentación se realiza con total exactitud, a fin de determinar el origen, destino, fecha de envío y recibo de los mensajes y/o documentos.  Además, en caso de que se utilicen medios magnéticos o electrónicos para la conservación de los documentos, no será necesaria la conservación física de los mismos. En dicho evento, el comerciante podrá, a su entera voluntad, destruir directamente los documentos que tenga en físico y que ya hayan sido pasados a medios electrónicos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido dichos documentos.

 

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