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¿Debo realizar el registro de mi base de datos?

Julio 05, 2016 11:50 AM |
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La protección de los datos personales y su manejo y tratamiento por parte de terceros fue reglamentado por la Ley 1581 de 2012, conocida comúnmente como la Ley de protección de datos personales. En dicha Ley, además de definir los distintos roles y responsabilidades de cada interviniente, se dispuso la creación de un registro nacional de bases de datos, registro que fue reglamentado por el Gobierno Nacional mediante el Decreto Único 1074 de 2015.

1. ¿Quiénes son responsables y encargados del tratamiento de datos personales?

Se entiende por responsable del tratamiento de datos personales toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Por otro lado, se entiende como encargado aquella persona que realiza el tratamiento de los datos personales, por lo que pueden darse casos dónde una misma persona sea la responsable y encargada del tratamiento y en otros donde el encargado del tratamiento sea un tercero diferente al responsable.

2. ¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos?

El Registro Nacional de Bases de Datos es un directorio público de las bases de datos que se encuentran sujetas a tratamiento en Colombia y que será administrada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Este registro tiene como finalidad darle al Gobierno Nacional las herramientas necesarias para tener control sobre la manera en la que se está tratando los datos personales en nuestro país, cómo la están tratando y darle a los ciudadanos el acceso a un mecanismo qué les permita conocer cuáles bases de datos operan en el país y poder ejercer sus derechos sobre aquellas bases de datos en las cuales sus datos personales son tratados.

3. ¿Todas las personas deben registrar sus bases de datos?

En un principio los únicos obligados a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional serán las personas jurídicas y sociedades de economía mixta, es decir, que por ahora las personas naturales responsables de realizar tratamiento de datos personales no tienen la obligación de hacer el registro, pero en el presente año la Superintendencia de Industria y Comercio deberá habilitar la inscripción de las bases de datos de personas naturales, entidades públicas y personas jurídicas de naturaleza privada que no se encuentren inscritas en la Cámara de Comercio.  

Las bases de datos extranjeras deberán ser registradas únicamente si el responsable o el encargado de dicha base de datos le es aplicable la ley colombiana.

4. ¿Qué debo hacer si tengo la obligación de registrar mis bases de datos?

Deberás ingresar al siguiente link, registrarte y seguir las instrucciones dispuestas por la entidad encargada, aportando por lo menos la siguiente información: (i) datos del responsables del tratamiento de la base de datos, (ii) datos del encargado del tratamiento de la base de datos, (iii) canales para ejercer derechos, (iv) nombre y finalidad de la base de datos, (v) vigencia de la base de datos, (vi) sistema de tratamiento de la base de datos, y (vii) copia de la política de protección de datos personales de tu empresa.

Es importante que tengas en cuenta que deberás realizar la inscripción antes del 9 de noviembre de 2016, de lo contrario podrás ser sancionado con multas de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes o la suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de los datos personales hasta por seis (6) meses, entre otras sanciones.

Si deseas asesoría en la inscripción de tus bases de datos, en Alcance Legal estamos para ayudarte, solo debes realizar tu consulta en el siguiente link.

 

Esta parte del sitio es sólo para fines informativos. El contenido no constituye una asesoría legal.

 

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